Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie opracowane przez Ministerstwo Finansów, mające na celu usprawnienie procesu fakturowania w Polsce. Wprowadzenie KSeF opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych.
Podstawy prawne KSeF
Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadza definicję faktury ustrukturyzowanej oraz reguluje zasady jej wystawiania, przechowywania i przesyłania w ramach KSeF. Ustawa ta jest fundamentem funkcjonowania systemu, określając zasady korygowania e-faktur oraz katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF. Więcej informacji można znaleźć na ksef gov pl.
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku wprowadza zmiany przesuwające obowiązek korzystania z KSeF na 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw oraz na 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm. Ta ustawa zawiera także przepisy dotyczące awaryjnego wystawiania faktur w trybie offline oraz zasady związane z przeliczeniami walutowymi i fakturami korygującymi.
Kluczowe założenia ustawy
- Termin wejścia w życie: Obowiązek korzystania z KSeF zaczyna się 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw i 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych.
- Zasady wystawiania faktur: Faktury ustrukturyzowane muszą być wystawiane w formacie XML zgodnym z określoną strukturą logiczną, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie.
- Przepisy awaryjne: W przypadku awarii systemu podatnicy mogą wystawiać faktury offline, które muszą być wprowadzone do KSeF w najbliższym dniu roboczym.
- Korekta faktur: Wszelkie zmiany na fakturach muszą być dokonywane za pośrednictwem systemu KSeF, co zapewnia ich transparentność i zgodność z przepisami.
- Wyjątki i wyłączenia: Faktury konsumenckie (B2C), faktury z kas rejestrujących oraz bilety spełniające funkcję faktury są wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF.
Proces konsultacji i testowania
Przed wprowadzeniem KSeF przeprowadzono liczne konsultacje z przedsiębiorcami oraz testy systemu. Od października do grudnia 2021 roku odbywał się pilotaż z udziałem podatników, a od 1 stycznia 2022 roku system jest dostępny do dobrowolnego użytku. W 2024 roku odbyły się dodatkowe konsultacje, które pozwoliły zebrać opinie i sugestie dotyczące funkcjonowania KSeF.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przyniesie liczne korzyści, takie jak automatyzacja procesu fakturowania, eliminacja błędów, szybsze procesowanie dokumentów oraz większa transparentność i bezpieczeństwo obiegu faktur. Dzięki KSeF podatnicy będą mieli bieżący dostęp do informacji z faktur, co przyspieszy procesy zarządcze i analityczne.
KSeF – zmiany w prawie
Wraz z wprowadzeniem KSeF wprowadzono istotne zmiany w aktach prawnych. Obejmują one:
- Definicję terminu faktura ustrukturyzowana (e-faktura).
- Zasady i tryb wystawiania oraz przechowywania e-faktur jako fakultatywnych form dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu.
- Zasady prowadzenia i funkcjonowania KSeF.
- Katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF.
- Zasady korygowania e-faktur.
Podsumowując, KSeF to kluczowy element transformacji cyfrowej w Polsce, który zmieni sposób wystawiania i przetwarzania faktur przez przedsiębiorców. Warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia tego systemu, aby skorzystać z jego licznych zalet. Wprowadzenie e-faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok w stronę nowoczesnego, transparentnego i efektywnego obiegu dokumentów w polskiej gospodarce.
Autor:
ksef
