Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów, które ma zrewolucjonizować proces wystawiania faktur w Polsce.
KSeF - co to jest?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych. System ten ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji gospodarczych.
Kluczowe założenia KSeF
Ustawa wprowadzająca KSeF została podpisana przez Prezydenta 16 czerwca 2023 roku i początkowo przewidywała, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Jednakże, ostatecznie termin ten został przesunięty. Nowelizacja ustawy o VAT, opublikowana 10 czerwca 2024 roku, przesuwa obowiązek korzystania z KSeF na 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw oraz na 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm. Celem tej ustawy jest zapewnienie, że wszystkie faktury będą wystawiane i przesyłane w jednolitym formacie XML, co pozwoli na ich automatyczne przetwarzanie przez systemy księgowe.
Jak działa KSeF?
KSeF jak działa? System pozwala podatnikom wystawiać faktury, które otrzymują unikatowy numer identyfikacyjny. Faktury te są przechowywane w systemie przez 10 lat. Można je wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub komercyjnych programów do fakturowania.
Proces legislacyjny
Po skierowaniu projektu ustawy do Sejmu, odbyły się konsultacje i opinie różnych komitetów i komisji. 28 lipca 2023 roku Sejm odrzucił uchwałę Senatu, która miała zablokować wejście w życie obowiązku stosowania KSeF. Ostatecznie ustawa została przyjęta i podpisana przez Prezydenta 9 sierpnia 2023 roku. Faktury KSeF od kiedy będą obowiązkowe? Od 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm.
Dla kogo jest KSeF?
Krajowy system e-faktur dla kogo jest przeznaczony? System obejmuje wszystkich podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mieli dostęp do bieżących informacji z faktur, co ułatwi zarządzanie finansami i analizę biznesową. System jest też gotowy do integracji z zewnętrznymi systemami księgowymi, co ułatwia jego wdrożenie w firmach korzystających z różnych narzędzi informatycznych.
Przygotowania do wdrożenia
Przedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z KSeF, do lutego lub kwietnia 2026 roku. Proces ten wymaga dostosowania systemów informatycznych, przeszkolenia pracowników oraz wprowadzenia odpowiednich procedur wewnętrznych. Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF będzie wiązało się z karami finansowymi, które będą nakładane od 1 kwietnia 2026 roku. Sankcje mogą być nałożone za wystawienie faktury poza KSeF, nieprzesłanie jej w terminie lub wystawienie faktury niezgodnej z obowiązującym formatem.
Podsumowanie
KSeF to kluczowy element cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce. Wprowadzenie tego systemu przyniesie liczne korzyści, takie jak automatyzacja procesu fakturowania, zmniejszenie liczby błędów oraz zwiększenie przejrzystości transakcji. Warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF, aby w pełni wykorzystać jego możliwości od momentu wejścia w życie nowych przepisów w 2026 roku.
Autor:
ksef
