Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie rynku na nowoczesne i efektywne rozwiązania w zakresie fakturowania. Jednakże, pojawia się pytanie o przyszłość technologii OCR (Optical Character Recognition) w kontekście dominacji systemów takich jak KSeF. Czy KSeF zastąpi w pełni potrzebę stosowania OCR?
KSeF – nowa era w fakturowaniu elektronicznym
KSeF, system wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu usprawnienie procesu wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych. Statystyki pokazują, że już ponad ¾ firm zarejestrowanych w Polsce korzysta z faktur elektronicznych, co świadczy o dużej popularności tego rozwiązania. System KSeF, początkowo planowany do obowiązkowego wprowadzenia dla czynnych podatników VAT już w tym roku, miał zrewolucjonizować rynek fakturowania elektronicznego. Jego obowiązkowe wprowadzenie zostało jednak przesunięte, a Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja.
Rola technologii OCR w kontekście KSeF
Technologia OCR, umożliwiająca rozpoznawanie, digitalizację i kategoryzację informacji z dokumentów, odgrywa kluczową rolę w automatyzacji procesów księgowych i administracyjnych. Używana na szeroką skalę do skanowania i odczytywania danych z faktur, technologia ta znacznie ułatwia archiwizację dokumentów oraz wprowadzanie danych do systemów komputerowych. W kontekście KSeF faktury, gdzie każdy dokument będzie zawierał identyczne informacje i miał jednolity wygląd, mogłoby się wydawać, że rola OCR zostanie zminimalizowana.
Czy KSeF całkowicie zastąpi potrzebę stosowania OCR?
Mimo że faktury KSeF wprowadzają jednolity format dla dokumentów sprzedaży, nie oznacza to całkowitego zastąpienia technologii OCR. Pierwszym argumentem przemawiającym za dalszym wykorzystaniem OCR jest fakt, iż obowiązek używania KSeF nie będzie obejmował wszystkich przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami, faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe tylko dla czynnych i zwolnionych podatników VAT, co pozostawia przestrzeń dla pozostałych podmiotów do korzystania z tradycyjnych form dokumentów i, w konsekwencji, potrzeby stosowania OCR.
Ponadto KSeF nie umożliwia dodawania do faktur ustrukturyzowanych żadnych załączników. W sytuacjach, gdzie załączniki są niezbędne, będą one musiały być dostarczane alternatywnymi środkami – przez e-mail lub listownie – co również podkreśla potrzebę utrzymania technologii OCR do przetwarzania tych dokumentów.
Podsumowanie
Wnioskując, system KSeF bez wątpienia wprowadzi znaczące ułatwienia i usprawnienia w obszarze fakturowania elektronicznego, jednak nie zastąpi on w pełni technologii OCR. Zarówno KSeF, jak i OCR mają swoje miejsce w ekosystemie nowoczesnych rozwiązań biznesowych, uzupełniając się wzajemnie. Technologia OCR będzie nadal używana do przetwarzania dokumentów, które nie mieszczą się w ramach systemu KSeF, jak również w procesach, gdzie wymagana jest digitalizacja i archiwizacja dokumentów papierowych.
Autor:
ksef
