System Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienił sposób, w jaki przedsiębiorstwa i jednostki gospodarcze w Polsce zarządzają fakturami. Kluczowym aspektem korzystania z systemu jest proces autoryzacji, który pozwala na dostęp i zarządzanie fakturami elektronicznymi. Powstaje pytanie: czy autoryzacja w KSeF musi być przypisana do konkretnej osoby, czy też może być przydzielona na poziomie firmy?
Jak wygląda logowanie KSeF?
Pierwszym etapem korzystania z systemu KSeF jest proces uwierzytelnienia. KSeF oferuje różne metody uwierzytelnienia, które różnią się w zależności od typu użytkownika – osoby fizycznej lub podmiotu innego niż osoba fizyczna, jak na przykład spółki czy instytucje.
Uwierzytelnienie per osoba
Dla osób fizycznych, w tym również tych działających w ramach podmiotów gospodarczych, KSeF umożliwia autoryzację za pomocą kilku metod:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – jest to forma cyfrowego podpisu, który zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i jest powszechnie akceptowany w transakcjach elektronicznych.
- Podpis zaufany – to mniej skomplikowana i często tańsza alternatywa dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego, która również jest akceptowana w obrocie prawnym.
- API z wygenerowanym wcześniej tokenem – umożliwia automatyzację procesów logowania i wystawiania faktur bez konieczności ręcznego podpisywania każdego dokumentu.
Uwierzytelnienie per firma
W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi, KSeF oferuje możliwość uwierzytelnienia się za pomocą pieczęci kwalifikowanej. Pieczęć taka może być stosowana przez firmę do uwierzytelniania faktur i innych dokumentów w sposób zbiorczy, co jest szczególnie przydatne dla dużych organizacji, które generują wysoką liczbę dokumentów.
W innym wypadku firmy mogą skorzystać z procedury złożenia papierowego zawiadomienia ZAW-FA, które pozwala wyznaczyć konkretną osobę fizyczną do korzystania z KSeF. Ta osoba może następnie nadawać uprawnienia innym pracownikom, odbierać je, wystawiać faktury w imieniu firmy oraz zarządzać dostępem do faktur.
KSeF wystawianie faktur – jak to zrobić?
Proces wystawiania faktur w systemie KSeF jest stosunkowo prosty i może być realizowany zarówno przez osoby fizyczne, jak i przez przedstawicieli firm. Jak wystawić fakturę w KSeF?
- Logowanie do systemu z użyciem wybranej metody uwierzytelnienia.
- Wybór opcji wystawienia faktury w interfejsie systemu.
- Wprowadzenie danych faktury, takich jak dane nabywcy, opis towarów lub usług, wartość, stawki VAT itp.
- Weryfikacja i zatwierdzenie faktury przez uprawnioną osobę.
- Wysyłka faktury do odbiorcy za pośrednictwem systemu KSeF, co gwarantuje jej prawidłowe dostarczenie i możliwość śledzenia statusu.
Podsumowanie – KSeF uprawnienia.
System KSeF zapewnia elastyczność w kwestii autoryzacji, pozwalając na dostosowanie metody uwierzytelnienia do potrzeb zarówno indywidualnych przedsiębiorców, jak i większych organizacji. W obu przypadkach kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa i przestrzeganie procedur, które umożliwiają sprawne zarządzanie procesem fakturacji elektronicznej. Dzięki temu, system KSeF stanowi ważne narzędzie wspierające cyfryzację i usprawnienie obiegu dokumentów w polskiej gospodarce.
Autor:
ksef
